MyAdmin ile Fatura Süreçlerinde Yeni Dönem

Bulut altyapılarında kontrolün en zor olduğu alanlardan biri, hiç şüphesiz maliyet ve fatura yönetimidir. Tüketimin doğru izlenememesi, beklenmeyen harcama artışları ve karmaşık fatura ekranları; şirketler için hem zaman kaybına hem de bütçe planlamasında zorluklara yol açabiliyor. Peki tüm bu süreci tek bir panel üzerinden daha şeffaf, daha kontrol edilebilir hale getirmek mümkün mü? Bu yazıda, fatura ve tüketim süreçlerinin MyAdmin sayesinde nasıl çok daha kolay yönetilebileceğini adım adım ele alacağız.

Yetkilendirilebilir Fatura Görüntüleme Alanı

Fatura süreçlerinde şeffaflık ve kontrol çok önemlidir. MyAdmin ile:

• Satın alma ekibi

• Muhasebe ekibi

• Veya sadece fatura ekranına erişmesi gereken çalışanlar

için özel yetkilendirmeler yapılabilir. Bu yetkilendirme işlemi Ayarlar → Kullanıcılar bölümünden kolaylıkla yapılır. Buradan kullanıcıların erişebileceği sayfalar seçilir, böylece ihtiyaç duyan kişiler sadece fatura ekranını görüntüleyebilir; diğer menülere erişemez.

Azure tarafında bu detayları yönetmek oldukça karmaşıkken, MyAdmin bunu birkaç tıklamayla ve çok daha anlaşılır bir yapı içinde sunar.

Görselde de görüldüğü üzere, fatura yönetimi konusunda yetkilendirme vermek istediğiniz kullanıcılar için “Azure Tüketim Görüntüleme” ve “Faturaları Göster” seçeneklerini işaretleyerek, ilgili kişilere bu ekranlara özel erişim yetkisi tanımlayabilirsiniz. Böylece kullanıcılar yalnızca ihtiyaç duydukları alanları görüntüleyebilir ve fatura süreçleri güvenli bir şekilde yönetilmeye devam eder.

E-Faturaya Ek Olarak Dönem İçi Takip

E-fatura üzerinden sadece kesilmiş faturayı görebilirsiniz. Ancak MyAdmin’de:

• Dönem içindeki tüketim değişiklikleri,

• Hizmetlerin kullanım durumu,

• Henüz faturaya dönüşmemiş tahmini kalemler

çok daha detaylı şekilde izlenebiliyor. Kullanıcı isterse ilgili faturaya anında erişip indirebiliyor.

Yukarıdaki ekranlarda görüldüğü üzere, MyAdmin içerisinde son faturanızı görüntülediğinizde, faturaya ait dönem içi değişiklikleri detaylı bir şekilde inceleyebilirsiniz. Bu alanda, ilgili döneme ait kullanım artışları, azalışları ve yapılan değişikliklerin neye ait olduğu açık şekilde gösterilir. Böylece faturanızda oluşan farkların kaynağını kolayca anlayabilir ve süreci daha şeffaf bir şekilde takip edebilirsiniz.

Fatura Ayırma Servisi

Fatura ayırma servisi; birden fazla lokasyonu, departmanı veya operasyon birimi bulunan firmalar için geliştirilen, faturalama süreçlerini daha düzenli ve şeffaf hale getiren bir yapıdır. Bu hizmet sayesinde şirketler, tek bir toplu fatura yerine, ihtiyaçlarına uygun şekilde ayrıştırılmış faturalarla maliyetlerini çok daha kolay takip edebilir.

Süreç, müşteri ile yapılan ön görüşme ile başlar. Bu aşamada firmanın faturalama yapısını nasıl planlamak istediği detaylı olarak analiz edilir. Şube, bölge, departman veya benzeri organizasyonel yapıların hangilerine göre ayrım yapılacağı netleştirilir.

Belirlenen bilgiler sisteme eksiksiz şekilde tanımlandıktan sonra süreç tamamen otomatik hale gelir. Her fatura döneminde, tanımlanan kriterlere göre fatura ayrımı sistem tarafından otomatik olarak gerçekleştirilir ve manuel iş yükü ortadan kalkar.

Fatura ayırma servisi; aylık–aylık ve yıllık–aylık faturalama modeline sahip kullanıcılar tarafından kullanılabilir.

Bu yapı sayesinde firmalar:

• Giderlerini birim bazında izleyebilir,

• Maliyet yapılarını daha sağlıklı analiz edebilir,

• Finansal süreçlerini daha kontrollü ve sürdürülebilir bir şekilde yönetebilir.

  
  

Fatura Ayırma Parametreleri Nasıl Belirlenir?

Yukarıdaki ekranlarda da görülebileceği gibi, sistem, firmanın ihtiyacına göre farklı parametrelerle fatura ayrımı yapılmasına olanak tanır.

Faturalar; Alan Adı, Bölge, Departman, Ofis, Posta Kodu, Şehir, Ülke/Bölge veya Kullanım Lokasyonu gibi birçok farklı kritere göre ayrılabilir. Böylece firmalar, organizasyon yapısına en uygun faturalandırma modelini oluşturabilir.

Servis durumu seçenekleri

Bu alanda üç farklı faturalama modeli seçilebilir:

• Şirket İçi Faturalama: Firmanın kendi iç yapısına göre faturalama gerçekleştirilir.

• Makronet Oluştursun: Faturalama işlemleri Makronet tarafından gerçekleştirilir.

• Kapalı: Fatura ayırma servisi devre dışı bırakılır.

  
  

Süreç nasıl ilerler?

Bu parametreler, müşteri ile yapılan görüşmeler sırasında birlikte belirlenir ve tüm bilgiler eksiksiz şekilde sisteme tanımlanır. Yapı bir kez netleştirildikten sonra, tutarlılığın korunması adına bu alanlar müşteri tarafından sonradan değiştirilemez. Böylece faturalama süreci standartlaşır ve hataların önüne geçilir.

Bu yapı sayesinde hem firma hem de faturalama ekibi için daha kontrollü, güvenli ve sürdürülebilir bir süreç oluşturulur.

Azure Abonelikleri İçin Harcama Uyarıları ile Kontrol Sizde

Son olarak değinmek istediğimiz konu da, MyAdmin üzerinde yer alan Azure abonelikleri harcama uyarısı. Bu özellik sayesinde, bulut kullanımına bağlı maliyetler kontrol altına alınabilir. Bu süreçte müşteriyle birlikte bir harcama limiti belirlenir ve sistem, Azure aboneliklerine ait kullanım tutarlarını bu limite göre takip edecek şekilde yapılandırılır.

Belirlenen tutar aşıldığında sistem otomatik olarak devreye girer ve hem müşteriye hem de ilgili ekiplere anında bildirim gönderir. Böylece Azure abonelikleri kaynaklı olası bütçe aşımları erkenden fark edilir ve sürece zamanında müdahale edilebilir.

Bu yapı sayesinde hem müşteriler hem de ekipler için daha öngörülebilir, güvenli ve sorunsuz bir faturalama süreci sağlanır.

Doğru yapılandırılmış fatura süreçleri, yalnızca maliyet kontrolü değil; aynı zamanda sürdürülebilir bir iş yönetiminin de temelini oluşturur. MyAdmin sunduğu şeffaf takip, otomatikleştirilmiş ayrım ve akıllı uyarı mekanizmalarıyla, işletmelerin faturalama operasyonlarını daha kontrollü, daha güvenli ve daha verimli bir hale getirir. Bu sayede şirketler, finansal süreçlerini karmaşıklıktan uzak, net ve yönetilebilir bir yapıya dönüştürebilir.

Bir sonraki blog yazımızda görüşmek üzere.

Sevgilerle,

Burcu Biliközen

Product Specialist LinkedIn