10 Microsoft Teams İpucu – Bölüm 2

Bir önceki yazımızdan gelen geri dönüşleri görünce, Microsoft Teams’in yeni ipuçlarını hemen yayınlamak istedik!

Uzaktan çalışma döneminde takım çalışması ve iş birliği uygulamaları bir hayli önem kazandı. Microsoft Teams gibi çok katmanlı ve diğer Office 365 ürünleriyle entegre çalışabilen bir ürün ise yeni dünyamızın vazgeçilmez bir parçası oldu.

Son 1 aydır, Kartepe’den çalışıyorum ve zaman zaman bu ipuçları gerçekten hayat kurtarıcı olabiliyor. Bir içerik geliştirirken internet kesilse bile korkmuyorum çünkü AutoSave modum hep açık, ve diğer ekip arkadaşlarım kaldığım yerden devam edebiliyorlar.

Gelelim yeni ipuçlarına. Bir önceki yazımız kadar bu içeriğimizi de çok seveceğinize eminiz!

Haydi başlayalım!

1) Sohbetlerinizi Sabitleyin 📌

Önemli yazışmalarınız artık gözünüzden kaçmayacak!

Microsoft Teams’in pek çok faydalı özelliklerinden birisi de Sabitle (Pin) seçeneği. Takımlar (Teams) altındaki kanalları veya Sohbet (Chat) bölümündeki yazışmaları dilediğiniz gibi sabitleyebilirsiniz. Sabitlediğiniz konuşmalar, bulunduğunuz yazışma bölümünün (Takımlar veya Sohbet) en üstüne otomatik olarak taşınır.

Bu özelliği kapamak için ise yine aynı işlemi tekrarlayıp, bu sefer Sabitlemeyi kaldır (Unpin) demeniz yeterli olacaktır.

Yöntem: Kanalınızın yanındaki Diğer seçenekler’e (…) basın> Sabitle (Pin) seçeneğini tıklayın ve önemli kanal ve sohbetlerinizi en üste sabitleyin.

2) Canlı Altyazıları Açın 💬

Toplantı esnasında konuşulanları dinlerken zorluk yaşayanları bu ipucumuza davet ediyoruz!

Microsoft, erişilebilirlik konusunda kullanıcılarının yanında olmaya devam ediyor. Microsoft Teams’in Live Captions (Canlı Altyazılar) özelliği sayesinde toplantı esnasında konuşulanları, birebir canlı yayınlanan altyazılar ile okuyabilirsiniz.

Bu özelliği kaldırmak için ise görseldeki adımları tekrar uygulamanız yeterli olacaktır. Live Captions şuan için sadece İngilizce konuşmaları desteklemektedir.

Yöntem: Bir Microsoft Teams toplantısı başlatın > Üst paneldeki Diğer Seçenekler’e (…) tıklayın > Turn on live captions‘ı seçin ve altyazıları aktif hale getirin.

3) Together Mode veya Large Gallery Mode’u Kullanın 📺

Microsoft Teams ile yapılan toplantılar artık daha samimi ve keyifli!

Microsoft Teams’e yeni gelen özelliklerden biri olan Together Mode ve Large Gallery Mode ile katılımcılarınızı dilediğiniz gibi görüntüleyebilirsiniz. Large Gallery Mode ile katılımcılarınızın tamamını bir çerçeve içerisinde takip edebilir; Together Mode ile bir sınıf havası yaratabilir, iç içe bir çalışma görünümü elde ederek daha samimi bir toplantı gerçekleştirebilirsiniz.

‘Ayrı olsanız bile birlikte olun!’ mottosuyla tasarlanan Together Mode ve Large Gallery Mode’u ilk toplantınızda denemenizi tavsiye ederiz!

Yöntem: Görüntülü bir toplantı başlatın > Ekranın üstünde bulunan panelden Diğer seçenekler’e (…) tıklayın > Large Gallery veya Together Mode’a basın

4) Breakout Rooms’dan Yararlanın 🔳

Kalabalık toplantılarınızı küçük odalara taşımaya hazır olun!

Microsoft Teams’in Kasım ayı sonu itibariyle aktif hale getirilen Breakout Rooms özelliği sayesinde toplantı organizatörleri, toplantıya dahil olan kişileri ayrı odalara ayırabiliyor. Dilediğiniz sayıda ve dilediğiniz kişilerle, ana toplantıdan bağımsız anlık yeni odalar kurabilir, bu odalar arasında geçişler ve toplu duyurular yapabilir, odaları kapadığınızda ise ana toplantıya geri dönebilirsiniz.

Yöntem: Microsoft Teams toplantısı başlatın > Üst panelde yer alan Breakout Rooms‘a tıklayın > Gereken oda sayısını seçin > Dilediğiniz kişileri odalara davet edin.

5) Spotlight’ı Deneyin 🔦

Toplantılarınızda spot ışıklarını üstünüze çekmeye hazır olun!

Microsoft Teams toplantılarında eğer organizatör siz iseniz, dilediğiniz bir kişiyi veya kendinizi, Spotlight altına alabilirsiniz. Bir başka deyişle, istediğiniz kişinin sunumunu veya kamera görüntüsünü, toplantı içerisinde dev ekran yapabilir, herkesin sadece o kişiyi görmesini sağlayabilirsiniz.

Yöntem: Microsoft Teams toplantısı içinde Katılımcıları Göster’e (Participants) tıklayın > Kendinizin veya belirlediğiniz kişinin yanındaki Diğer seçenekler’e (…) basın > Spotlight seçeneğini tıklayın.

6) Whiteboard’dan Yardım Alın ⬜

Fikirlerini şekle dökerek kendini ifade etmek isteyenleri buraya alalım!

Microsoft Teams toplantılarınız sırasında Whiteboard özelliğini kullanarak fikirlerinizi şekillerle ifade edebilirsiniz. İçerik geliştirirken görsel tasarım çok kullanan biri olarak bu özellik bazen hayat kurtarıcı olabiliyor.

Yöntem: Microsoft Teams toplantınızı açın > Üst panelden Share content’e (Ekran paylaşımı) tıklayın > Aşağıda açılan bölümden Whiteboard seçeneğine tıklayın.

7) Mesajlarınızı Kaydedin 💾

“Neydi o ya?” deme derdinden kurtulun!

İstediğiniz mesajları artık kaydedebilirsiniz. Kaydettiğiniz mesajlara ise sağ üstte bulunan Microsoft Teams profil fotoğrafınıza tıkladıktan sonra Saved altında görebilirsiniz. Ayrıca, ne yazdığınızdan kesin eminseniz, arama bölümüne hatırladığınız cümle içinde geçen kelimeyi yazıp arama yapabilirsiniz.

Yöntem: Mesajın üstüne gelin > Diğer seçenekler’e (…) tıklayın > Bu mesajı kaydet (Save this message) seçeneğini seçin ve mesajınızı kaydedin.

8) Durum Mesajı Belirleyin 💭

MSN zamanındaki durum mesajlarınızı hatırlıyorsanız, onları hayata geri döndürebilirsiniz!

Durum mesajı belirleme özelliği sayesinde size mesaj atmak isteyenlere ne ile meşgul olduğunuzu gösterebilirsiniz. Örneğin, Microsoft Sertifikası için çalışıyorsanız, “Sınava çalışıyorum,” diyebilirsiniz.

Yöntem: Üst panelde yer alan profil resminize tıklayın > Durum mesajı belirle (Set status message) seçeneğini seçin > Mesajınızı yazın > Süresini belirleyin ve yayınlayın.

9) Toplantıda Anket Düzenleyin 📝

Hiçbir cevap, sorusuz kalmayacak!

Microsoft Teams webinarlarınızda, eğitimlerinizde ve toplantılarınızda, Chat bölümünden düz yazı olarak sorular sorabilirsiniz. Bu durumu daha profesyonelleştirmek için Microsoft Forms’dan destek almaya başlayın. Bu yöntem ile toplantı öncesinde, esnasında veya sonrasında anketler sunabilir, cevapları ve talepleri toplayabilirsiniz.

Yöntem: Microsoft Teams Takvim’den toplantınızı bulun > Toplantınıza tıklayarak Edit’e basın > Üst sırada yer alan Add a tab (+) seçeneğini tıklayın > Forms’u seçin ve sorularınızı oluşturun.

10) Sadece Siz Konuşun 🎤

Toplantı esnasında sözünüz yanlışlıkla bile olsa artık kesilmeyecek!

Microsoft Teams toplantı ayarlarınızdan tüm katılımcıların mikrofonlarını açmalarını engelleyebilirsiniz. Bir seminer, eğitim, sınav vb. durumlarda tek tek mikrofonları kontrol etmek ve kapamayı rica etmek zor olabilir. Bu ipucu sayesinde önleminizi baştan alabilirsiniz.

Yöntem: Microsoft Teams Takvim’den toplantınızı bulun > Toplantınıza tıklayarak Edit’e basın > Üst sırada yer alan Meeting options’a basın > Açılan pencereden Allow attendees to unmute seçeneğini No olarak güncelleyin.

Bonus: Onay Sürecinizi Dijitalleştirin ✅

Odalardan odalara imza veya bir onay için koşma devri artık kapandı!

Microsoft Teams’in yeni Approvals özelliği sayesinde süreçlerinizi Teams üzerinden takip edebilirsiniz. Apps’den Approvals’ı indirip kurduktan hemen sonra, onayını istediğiniz kişiye evraklarınızı gönderebilir, Teams üzerinden onay sürecinizi tamamlayabilirsiniz.

Kurma: Microsoft Teams’de sol tarafta bulunan More added apps’e (…) tıklayın > Arama bölümüne Approvals yazın > Açılan pencereden Add’e (Ekle) tıklayın.

Yöntem: Approvals’a gelin > Sağ üst köşeden New approval request’e tıklayın > Talep adını, onay verecek kişiyi, notlarınızı ve dosyanızı ekleyin > Send’e tıklayın.

Bir Microsoft Teams ipucu yazımızın daha sonuna geldik. Yeni güncellemeler geldiğinde ilk haberdar olanlardan olmak istiyorsanız, sosyal medya hesaplarımızı ve haber bültenimizi takip etmeyi unutmayın!

Ayrıca, 1 ay boyunca istediğiniz bir Microsoft 365 paketini bedava kullanabileceğinizi biliyor muydunuz? Destek almak için hemen bizimle iletişime geçin!

İdil Biliközen
Digital Operations Specialist
https://www.linkedin.com/in/idilbilikozen/