10 Microsoft Teams İpucu

2020 yılında dönüp baktığımız zaman, dijital dönüşümün yılı diyebiliriz. Hiç olmadığı kadar büyük öneme kavuşan Microsoft Teams, 2020 yılında %15 büyüme kaydederek günde 115 milyon kullanıma erişti. Ardı arkası kesilmeyen yenilikçi güncellemeleri ile de rakiplerine adeta nefes aldırmadı.

Makronet sosyal medya hesaplarımızda paylaştığımız ve sizler tarafından çok büyük bir ilgiyle karşılanan #TipsTuesday kapsamındaki paylaşımlarımı sizin için derledik. Şimdi paylaşacağımız Microsoft Teams ipuçlarını görünce keşke daha önce bilseydim diyeceğinize eminiz!

Haydi başlayalım!

1) Özel Kanallar Yaratın 🔏

Teams kanallarınızda, belirli projeler için daha sınırlı sayıda kişilere ihtiyaç duyuyorsanız, Teams’in sunmuş olduğu Özel Kanal (Private Channel) özelliği tam size göre! Sadece kanal yöneticilerine sunulan bu özellik sayesinde, dilediğiniz kişilerle dilediğiniz konu başlıkları altında iş akışınızı yönetebilirsiniz.

Yöntem: Takım sohbetinizin yanındaki More options’a (…) tıklayın > Add Channel (Kanal Ekle) > Privacy (Gizlilik) içerisindeki Private (Özel) seçeneğini seçin ve dilediğiniz kullanıcıları ekleyin.

2) Arka Planınızı Bulanıklaştırın ❄

İster evinizde olun, ister havaalanında, isterseniz de herhangi bir aracın içinde. Blur My Background özelliği sayesinde, kameranız açıkken, arka planınız otomatik olarak bulanıklaşır ve görüntü sadece yüzünüze odaklanır. Patronunuzla veya ekip arkadaşlarınızla konuşurken profesyonel bir intiba yaratmak istiyorsanız, artık ne yapacağınızı biliyorsunuz!

Yöntem:Teams toplantı ekranının üst panelinde yer alan More options’a (…) tıklayın > Apply Background Effect’e tıklayın > Blur seçeneğini seçin ve arka planınızı bulanıklaştırın.

3) Uygulamalar Ekleyin 🧩

Teams’i kendinize göre uyarlamanızı sağlayan Apps sayesinde hem Microsoft 365 ürün ve servislerine ulaşabilir, hem de Teams ile uyumlu olan tüm çözümlerinizi buraya entegre edebilirsiniz. Böylece, hem kendinize hem de firmanıza uygun bir çalışma habitatı oluşturabilirsiniz!

Yöntem:Teams’i açın > Sol altta bulunan Apps’e tıklayın > Kullanmak istediğiniz uygulamayı seçin > Add’e tıklayın ve uygulamanızı kullanmaya başlayın.

Dipnot: Dünyanın ilk Microsoft Teams siber güvenlik çözümü olan Node Insight’ı da bu şekilde yükleyebilir, 1 ay ücretsiz olarak kullanabilirsiniz! Detaylı bilgi için www.nodeinsight.com adresini ziyaret edebilirsiniz.

4) Misafir Kullanıcı Ekleyin 🚹

Bize en çok gelen sorulardan bir tanesini yanıtlayalım: Microsoft Teams’e organizasyon dışından biri eklenebilir mi? Evet, eklenebilir. Teams kanalınızın kurucularından biriyseniz, kanalınıza Konuk (Guest) ekleyebilirsiniz ve bu kişilerle konuşmaya başlayabilirsiniz!

Yöntem: Misafir eklemek istediğiniz kanala gelin > Kanal adının yanındaki More Options’(…) tıklayın > Add Member’a tıklayın > Eklemek istediğiniz kişinin mailini yazın ve misafirinizi kanala ekleyin.

5) Eşzamanlı İçerik Paylaşın 🔗

Hazırladığınız içeriği pek çok kanalda eşzamanlı olarak kolaylıkla paylaşabilirsiniz. Üstelik bunun için kopyala-yapıştır yapmanıza bile gerek yok. Duyurunuzu veya mesajınızı hazırladıktan sonra paylaşmak istediğiniz kanalları seçin, Microsoft Teams sizin yerinize belirttiğiniz kanallarda içeriğinizi otomatik olarak paylaşsın!

Yöntem: Bir kanal sohbetinizi açın > Duyuru veya içeriği yazın > Yazı hücresinin üst tarafında yer alan sekmedeki Post in multiple channels seçeneğini seçin > İstediğiniz sohbet kanallarını işaretleyin ve içeriğinizi belirttiğiniz kanallarda eşzamanlı paylaşın.

6) Kanalınıza Bir E-Postayı Yönlendirin 📩

Önem verdiğiniz veya beklediğiniz mailler artık mail trafiği içinde kaybolmayacak! Microsoft Teams, her kanala farklı bir mail adresi açar. İsterseniz, dilediğiniz maili dilediğiniz kanala yönlendirin veya Otomatik Yönlendirme Kuralı ile belirlediğiniz faktörlere göre istediğiniz maillerin kanalınıza otomatik olarak düşmesini sağlayın!

Yöntem: Teams kanalınızın yanındaki More Options‘a (…) basın > Get e-mail address’e (E-posta adresini al) tıklayın > Gelen linki kopyalayın> Yönlendirmek istediğiniz e-postanın TO bölümüne yapıştırın ve gönderin.

7) Toplantılarınızı Kaydedin 🔴

Toplantılar esnasında hem dinleyip hem de not almaya çalışmak, yorucu olabildiği kadar bazı detayların atlanmasına da yol açabiliyor. Bu özellik sayesinde, toplantınıza artık tam olarak odaklanabilirsiniz; aynı anda Teams, toplantınızı kayıt altına alacaktır. Toplantınız bitince de Microsoft Stream tarafından size bir mail gelecektir. Böylece, mail içindeki linkten toplantınızın video kaydına ulaşabileceksiniz!

Yöntem: Görüntülü / sesli arama başlatın > Ekranda bulunan dikdörtgen panelden More Options‘a (…) tıklayın > Record meeting (Kaydı Başlat) seçeneğini tıklayın > Toplantı bitiminde Microsoft Stream’den toplantı kaydınızı alın.

8) Etiketler Yaratın 🎫

Etiketler, Teams ekiplerinizdeki dilediğiniz kişilere tek seferde ulaşmanıza olanak sağlar. Belirli bir proje üzerinde belirli kişiler çalışacaksa, tek tek isimleri yazmak yerine, Etiketler (Tags) özelliğini kullanarak belirlediğiniz kişilerin dahil olduğu etiketler yaratabilir, doğrudan ilgili kişilerin dikkatini çekebilirsiniz!

Yöntem: Teams (Ekipler) bölümüne gelin > Kanalınızın yanındaki More Options’a (…) tıklayın > Manage Tags (Etiketleri Yönet) > Etiketinizi ve istediğiniz ekip üyesini belirtin.

9) Ekran Kontrolü Verin 💻

Microsoft Teams, toplantı esnasında onay verdiğiniz takdirde, diğer katılımcılara ekranınızı kontrol etme hakkı tanır. Bu özellik sayesinde gerçekleştirilen paylaşımı ikiniz birden denetleyebilirsiniz ve istediğiniz zaman denetimi geri alabilirsiniz!

Yöntem: Görüntülü bir görüşme başlatın > Share (Paylaş) seçeneğinden içeriğinizi veya sayfanızı paylaşın > Paylaşılan ekranın üst orta kısmındaki Give Control (Denetim Ver) seçeneğine tıklayın ve istediğiniz kişiye ekran yetkisi verin.

Dipnot: Bu özelliğin aktif olması için, Microsoft Teams yönetici panelinden gerekli izinlerin verilmiş olması gerekmektedir.

10) Yeni Sekmede Sohbet Açın 💬

Birden çok sohbet içerisinde aktif olarak çalışıyor olabilirsiniz veya takım içi çalışmalarınızda hem bölünmemek hem de sohbetlerinizi kontrol etmek isteyebilirsiniz. Dilediğiniz sohbeti yeni sekmede açabilir, böylece Microsoft Teams içerisinde özgürce geçişler elde edebilirsiniz.

Yöntem: Chats’i (Sohbetler) açın > Yeni pencerede açmak istediğiniz sohbeti bulun > Sohbetinize çift tıklayarak veya işaretine tıklayarak, sohbetinizi yeni sekmede açın.

Microsoft Teams kullanmak hiç bu kadar keyifli ve verimli olmamıştı değil mi? Bölüm 2 için takipte kalın çünkü bilmeniz gereken daha çok ipucu var!

İdil Biliközen
Digital Operations Specialist
İdil (Tuğay) Biliközen | LinkedIn