Microsoft’un uzaktan çalışmaya başlayan personeline sağladığı 9 olanak

Aşağıdaki blog yazısı Jared Spataro, Microsoft 365 Corporate Vice President, tarafından yazılmıştır.

Jared: Geçen hafta, COVID-19 vakalarının dünyanın her bir yanına daha da yayılmasıyla, milyonlarca insan uzaktan çalışmaya başladı. Tam da o an, biz onların yanındaydık. Bu süreçte Milan’dan Puget Boğazı’na kadar, etki alanındaki on binlerce Microsoft çalışanı evden çalışmaya başladı. Müşterilerimizin çoğu, böylesine büyük bir işgücü için uzaktan çalışmayı nasıl sağlayacağımızın detaylarını öğrenmek istedi. İş arkadaşım Nathalie D’Hers, tam da bu işi yapabilecek en doğru kişidir.
Nathalie ve takımı, Microsoft sistemlerini oluşturan ve çalıştıran Temel Hizmet Mühendisliği ve İşlemleri (CSEO) BT ekibimizin bir parçası. Bu ekip son birkaç yıllarını, şirket içindeki son-kullanıcı verimliliğini sağlamaya harcadılar ve bu yolda kendilerine çok şey kattılar. Nathalie bize CSEO’nun uzaktan çalışmayı destekleyen en iyi yollarını gösteriyor. Sendeyiz, Nathalie.

“Her kurum, buluta yolculuğun farklı bir aşamasında. Bunun farkındayız ve yardımcı olmak istiyoruz!”

Nathalie: Birileri bana işimi sorduğunda onlara, tüm Microsoft çalışanlarının nereden veya hangi cihazdan çalıştıkları fark etmeksizin, yeterince verimli, yaratıcı ve güvenli olmaları için gerekli araçlara, kaynaklara ve çözümlere sahip olduklarından emin olmaya çalıştığımızı söylüyorum. Son birkaç yıl için bu durum, Microsoft’un buluta yolculuğunu denetlemek anlamına geldi. Amacımıza ulaşmak, tüm kullanıcıların kimlik ve ağ erişimini yönetmemizi, ağa erişen cihazların güvenli ve sağlıklı olduğundan emin olmamızı, ve kullanıcıların ihtiyaçları olan uygulamalara erişimlerini sağlayarak verimliliği artırmamızı da beraberinde getirdi.

Microsoft’ta kullandığımız uzaktan çalışma yöntemlerini tanımladım. Öte yandan, Microsoft’un çok fazla BT kaynağı varken bazı BT yöneticilerinin bu imkana sahip olmadığının farkındayım. Dahası, her kurum buluta yolculuğunun farklı bir aşamasında. Belki kimlik ve aygıt yönetimi sizin önceliğinizde veya çok faktörlü kimlik doğrulama (MFA) gibi uzun dönemli projeler ile meşgulsünüz. Belki de bir tarayıcı üzerinden kaynaklara olan erişimi güçlendirmeye çalışıyorsunuz. Tüm BT yöneticileri, kurumunun işgücünün her yerden verimliliğini sağlamak adına önceliklerini belirlemelidir. Bunun farkındayız ve yardımcı olmak istiyoruz. Bu gönderinin alt kısmında sizi yeni Uzaktan Çalışma Teknik Desteği Merkezimize yönlendiren bir bağlantı göreceksiniz. Umarım bu birliğe katılırsınız ve kendi maceranızı burada bizimle paylaşırsınız.

1) Kullanıcı kimliği ve erişimi

Her şey, kimlikleri yönetmek ile başlıyor. İnsanların daha verimli ve güvenli bir şekilde çalışmalarına olanak vermek adına, bulut tabanlı kontrol panelini kullanırken, aynı zamanda var olan servisleri sürdürmemizi ve genişletmemizi de sağlayan bir hibrit ortamımız mevcut. Çalışan, yönetici ortak veya tedarikçi fark etmeksizin, şirket ağına erişmesi gereken her kullanıcıya Azure Active Directory (Azure AD) ile eşzamanlı bir ana hesap oluşturuluyor. Kimlik ve erişim yönetimi uygulamalarımız ile ilgili daha fazla bilgi sahibi olmak isterseniz, kullanıcı kimlikleri ve güvenli erişimi konu alan BT vitrinimize göz atabilirsiniz.

2) Çok faktörlü kimlik doğrulama (MFA)

Microsoft’taki herhangi bir şirket kaynağına erişmek için MFA zorunludur. Bir kullanıcı domain’imize bizim yönettiğimiz bir cihazdan Microsoft iş bilgileri ile giriş yaptığı zaman, MFA neredeyse görünmez bir şekilde oradadır. Üç tane doğrulama yöntemi öneriyoruz: sertifika destekli sanal ve fiziksel akıllı kartlar, Windows Hello for Business (PIN veya biyometrik oturum açma ile) ve Azure Multi-factor Authentication. Uzaktan çalışmayı desteklemek adına Azure MFA hakkında daha fazla bilgi sahibi olmak istiyorsanız bu tutorial‘a bir göz atın.

3) Cihaz yönetimi

Microsoft’ta Windows, Mac, Linux, iOS ve Android dahil olmak üzere çok sayıda cihazın yönetimini sağlıyoruz. Çoğunuz gibi, biz de tam anlamıyla bulut tabanlı ortama geçiş yapıyoruz. Bu geçişi yaparken, Microsoft Uç Nokta Yöneticisi (MEM) ile ortak yönetim yaklaşımını kullanıyoruz. MEM, güvenilirlik açısından emin olmak adına, Microsoft Intune ve Configuration Manager’ı tüm uç noktalarınızı ve uygulamalarınızı yönetebileceğiniz tek bir konsola entegre ediyor.

Çalışanların çoğu uzaktan ve belli cihazlar üzerinden çalıştığından, kendi-cihazını-getir (BYOD) senaryolarını desteklemek daha önemli hale geldi. Kullanıcıların kolayca ve hızlıca Azure AD’ye ve MEM’e katılmaları ve kurum kaynaklarına erişmeleri için kendi kayıtlarını bizzat oluşturmalarını öneriyoruz. Kaydolmalarından itibaren, cihazın güçlü bir parola ile şifrelendirildiğinden veya Sanal Özel Ağ (VPN) ve WiFi gibi ağlara erişim sertifikası olduğundan emin olmak için MEM, uygun politikaları uygular. MEM ayrıca, kullanıcının kimlik doğrulamasını gerçekleştirirken, cihazın Azure AD’ye uygunluk durumunu kontrol ederek cihazların ilkelere bağlı kalmasını sağlar. MEM’i kullanmak ve uygulamak için bir rehbere ihtiyaç duyarsanız, ekibiniz MEM dokümantasyon ve tutoriallarımıza göz atabilir.

4) Verimlilik uygulamaları

Verimliliği baz almak ve iş gücünün buluta geçişini sağlamak, uzaktan çalışan çok sayıda BT çalışanımız için özellikle önemlidir. Microsoft 365, kullanıcıların içeriklerini varsayılan olarak bulutta depolayarak, gerekli kaynaklara erişmelerini ve dosyalarını Office uygulamaları ile web, mobil veya bilgisayar üzerinden paylaşmalarını sağlar. Outlook mobil, Microsoft Teams ve OneDrive tüm kurumsal cihazlarımızda bulunmaktadır; böylece kullanıcılar e-postalarına, takvimlerine ve dosyalarına Windows’ta File Explorer, Mac’te Finder ve mobil cihazlarda Office Uygulamalar üzerinden ulaşabilir. Kullanıcılar, eskiden dosyalarını C: drive’a nasıl kaydediyorlarsa, OneDrive’a da aynı şekilde kaydedebilirler; bu yöntem, dosyaları buluta geçirmenin anahtarıdır. Kullanıcılarımız artık buluttaki belgeler üzerinde eş yazarlık ve yorumlama yapabiliyor ve bu, evden çalışan bir iş gücü için son derece yararlı bir durum.

5) Toplantılar ve iş birliği

Microsoft’ta hepimiz günlük konuşmalar, toplantılar, aramalar ve iş birliği için Teams’i kullanıyoruz. Şimdi uzaktan çalışsak da, dijital ortamda çalışmaya alışık olduğumuzdan verimli kalabildik. Toplantılarımız artık videolu Teams toplantılarına dönüştü. Arkamızda gözüken yaramaz çocuklarımızı, havlayan köpeklerimizi ve uyumsuz mobilyalarımızı gizlemek için background blur gibi özelliklerden faydalanıyoruz. Müşterilerimizin uzaktan çalışma sürecine hazırlanmalarına destek olmak istediğimiz için, toplantıları kaydetme özelliğinin gerekli olduğu kanısına vardık. Tüm katılımcılar, kaçırdıkları toplantılara erişebilir ve önemli kısımları tekrardan dinleyebilirler. Uygun güvenliği, uyumluluğu ve yönetilebilirliği sağlarken, aynı zamanda Teams içerisinde Office 365 takımların veya grupların yaratılarak çalışanların iş birliğine yatkınlıklarını geliştirme konusunda Microsoft 365 ortamına güveniyoruz. Teams ile uzaktan çalışma yolculuğumuz hakkında daha fazla bilgi sahibi olmak istiyorsanız, BT Vitrini gönderimize göz atın.

6) İşletme uygulamalarına erişim (LOB)

Microsoft, eskiden kalan uygulamalarımızın çoğunu buluta taşıdı. Uygulamaların çoğu bulutta erişilebilir olsa da bazıları hala VPN gerektirebiliyor. Ek olarak, Windows Sanal Makine’yi kullanıma sunma sürecindeyiz ve geliştiricilerin kullanmak istedikleri cihazları desteklemek için bu teklifi değerlendiriyoruz (yazının devamında daha fazla bilgi mevcuttur). Windows Virtual Desktop’ı başlatmak için, ekibinize bu tutorial‘ı gönderebilirsiniz.

7) Servis gözetimi

Çoğu insan uzaktan çalışmaya başlamasıyla ve sistem kullanımlarının ve dosya yüklemelerinin de artmasıyla, servis gözetiminin aksamadan çalıştığından emin olmak kaçınılmaz bir hale geldi. Uygulama ve ağ performansını gözetim altında tutuyor ve kullanıcı memnuniyeti metrikleri ve servisteki değişiklikleri kontrol edebilmek adına tüm çözümler için ürün telemetri gözetimi oluşturuyoruz.

8) Kurumsal kültür ve değişim yönetimi

Uzaktan çalışma, sağlıklı bir iş kültürü oluşturmakta ve değişimle başa çıkmakta zorluk çıkarabilir. Modernize edilmiş sosyal platformlar mesajların duyulmasına, yöneticiliğin şeffaflığına ve en iyi uygulamaların hayata geçmesine olanak sağlar. Şirketimizde Satya Nadella ve diğer yöneticiler, canlı etkinlikler ve Yammer üzerinden kurum ile bağlantıya geçiyor. Ekibimiz yakın zamanlarda, çalışanların iletişimini, bağlılığını ve öğrenimlerini desteklemek adına dünya çapında 18 saat süren bir canlı etkinlik düzenledi. Ekipler arasında insanların, topluluklar oluşturarak bağlantı kurmasını sağlamak için, çalışanlarımıza Yammer eğitimi verdik. Örneğin, uzaktan çalışmayı kolaylaştırmak için öneriler ve püf noktalar verdiğimiz bir evden-çalışma (WFH) Yammer grubu kurduk.

İşte, son-kullanıcı eğitimimizde önemle bahsettiğimiz ana noktalardan birkaçı:

  • Dosyaları buluta kaydederseniz, Office 365 ürün paketleri bünyesinde ortak yazarlık yapabilirsiniz. Kullanıcılar, bireysel belgeleri ve taslakları, dosyaların varsayılan olarak gizli, ama paylaşılabilir olduğu OneDrive’a kaydetmeliler. Paylaşılan belgeleri, ekibinizin içerisinde bulunduğu Teams veya SharePoint sitelerine kaydetmeliler.
  • E-postalarda herkesin bir dosyanın son sürümünü kullandığından emin olmak için, eklentiler yerine bağlantılar paylaşın.
  • Teams’i dolu dolu kullanın. Kullanıcılara, Teams’i sanal bir ofis olarak görmelerini söylüyoruz. Tüm aramaları ve toplantıları Teams üzerinden gerçekleştirin. Ekip düzeyindeki sohbetler için, e-posta veya grup sohbetleri yerine kanalları kullanın. Toplantılar sırasında bağlantı için kameranızı etkinleştirin. Daha geniş toplantılar için Live Events’i kullanın. Eğer kurumunuz izin veriyorsa, daha sonra yazılı dökümüne de erişmek adına toplantıları kaydedin. Ayrıca Teams’in yalnızca birebir konuşmalar veya küçük gruplar için olmadığını da hatırlatmak isteriz. Aynı zamanda kanallarınızda sanal “kahve molaları” verebilir, yüzlerce iş arkadaşlarınızla her üç çeyrekte bir iş birliği planlamarı yaratabilirsiniz.

9) Rol bazlı tasarım

Şimdiye kadar bahsettiğimiz bilgilerin çoğu belki de en çok bilgi teknolojileri çalışanları tarafından ilgi çekiyor. Mantıklı, çünkü Micorosft’ta çok fazla bilgi çalışanı var. Ama diğer çalışanların da iyi bir şekilde uzaktan çalışmalarını sağlamak çok önemli.

Geliştiriciler: Mühendislerin veya yazılımcıların, kodlar üzerinde beraber çalışabilmeleri ve uzaktan işbirliği kurabilmeleri için iş akışlarını Teams’e uyarlamaları gerekmektedir. Dışarıdan bilgisayarlarıyla çalışarak destek olan birçok geliştiricimiz mevcut. Bize uzaktan da destek olmaları için onlara, içerisinde Windows Virtual Desktop çözümü bulunan dizüstü bilgisayarlar veriyoruz.

Çağrı merkezi ve yardım masası: Microsoft’ta, çevirimiçi teknisyenlerimizin yanısıra, walk-up yardım masalarımız bulunmaktadır. Genellikle kurum içinde çalışanların Microsoft tarafından yönetilen, anında bir uzaktan çalışma modeline geçmelerini ve üretken kalabilmelerini sağlayan bilgisayarları mevcut.

Saha Çalışanları: Tüm çalışanların öncelikle kendileri, müşterileri ve diğer kişiler için doğru adımları atmaları konusunda yeterli bilgiye sahip olmaları çok önemlidir. Teams, uzak sitelerin bağlantı kurmasını sağlamak, iş akışını sayısallaştırmak ve çalışanların doğru bilgiye doğru zamanda erişmesinden emin olmak adına Microsoft mağazalarının perakende çalışanları ve yöneticileri için tek verimlilik merkezidir. COVID-19 salgını sırasında çalışanlarımız, sağlık alanındaki yenilikler, personel değişiklikleri ve etkinlik durumları dahil güncel ilkeleri ve prosedürleri yakından takip eedebilmek için, Teams içerisinde bulunan Store Portal uygulamasını kullandılar. Buna istinaden, Mağaza ekibimiz günlük toplantılar düzenlemek ve önemli konular hakkında konuşup, işbirliği yapan ekip üyeleri ve iş arkadaşları ile soru-cevap etkinlikleri gerçekleştirmek için Teams’i kullanıyor.

Bir ekibin uzaktan çalışmasını sağlamanın zorlu bir süreç olduğunu ve her kurumda bu sürecin farklı gerçekleştiğini biliyoruz. Umarım bu konudaki sürecimize tanık olmak sizin için faydalı olmuştur, ve daha önce belirttiğim gibi sizin sürecinizi de öğrenmek istiyoruz. Deneyimlerinizi paylaşmak, diğer BT profesyonellerine veya ortaklara bir fikir danışmak, bilgi almak veya ek kaynaklar bulmak için, yeni Uzaktan Çalışma Teknik Destek Merkezi‘ne siz de katılın. Haydi sohbetimize oradan devam edelim!